Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

De Belangenvereniging Koekange en omgeving, kortweg Dorpsbelangen Koekange, is verantwoordelijk voor deze site. Vragen over uw gegevens kunt u stellen via belangenvereniging.koekange@gmail.com.

Wat u niet hoeft te doen

We gebruiken geen volgcookies en geen reclame. Er is één klein cookie, en dat alleen bij een peiling waarin u zonder e-mailadres stemt (zie Peiling). Dat cookie is functioneel: het is nodig voor de dienst die u vraagt en bevat niets over u. U hoeft er daarom geen toestemming voor te geven en krijgt geen cookiemelding.

We tellen anoniem hoe vaak pagina's bekeken worden, met Cloudflare Web Analytics. Dat gebeurt zonder cookies en zonder dat we u kunnen herkennen: we zien alleen totalen, zoals het aantal bezoeken per pagina en of iemand via een telefoon of een computer kwam.

Het contactformulier

• Wat we vragen: uw naam, uw e-mailadres en uw bericht.
• Waarom: om u te antwoorden. U vraagt dat zelf.
• Wat er gebeurt: het formulier werkt als “Iets doorgeven” hieronder: u krijgt een mail met een link om te bevestigen, en daarna ziet het bestuur uw bericht in zijn eigen overzicht. Het staat nooit op de site.
• Hoe lang: hoogstens 30 dagen nadat het bestuur het kreeg, of korter als het bestuur het afhandelt. Daarna wissen we uw bericht en uw e-mailadres. Wat het bestuur zelf met uw bericht doet (bijvoorbeeld u mailen), gebeurt in de eigen mailbox van het bestuur.

Lid worden

Als de vereniging lid worden via de site aanbiedt, meldt u zich hier aan. Staat dat uit, dan komt “Lid worden” als gewone vraag binnen en geldt de termijn van het contactformulier.

• Wat we vragen: uw naam, uw adres en uw e-mailadres. Het bedrag van de contributie zetten wij zelf neer; u kunt het niet aanpassen.
• Waarom: om u in te schrijven, u welkom te heten en u te herinneren aan de contributie. U vraagt dat zelf.
• Eerst bevestigen: u krijgt een mail met een knop. Pas als u daarop tikt, komt u op de ledenlijst. Doet u dat niet binnen 24 uur, dan verwijderen we alles.
• Wie ziet het: alleen het bestuur, in het werkbord. Uw e-mailadres is daar ingekort (zoals j•••@voorbeeld.nl). Uw gegevens staan nooit op de site. In het logboek (zie Iets doorgeven) komt uw adres of e-mailadres nooit; uw naam staat er alleen in als het bestuur u welkom heet of uw betaling bijzet, en die regel wissen we na een jaar.
• Mails aan u: een welkomstmail als het bestuur u welkom heet en, zolang u niet betaald heeft, een herinnering (hooguit eens per week, als het bestuur die stuurt). Onderaan beide mails staat een link om uw lidmaatschap op te zeggen.
• Betalen: betalen kan niet via de site. U betaalt de contributie op een andere manier en het bestuur zet het op “betaald”.
• Hoe lang we het bewaren: zolang u lid bent. Betaalt u niet binnen 60 dagen nadat het bestuur u de eerste herinnering stuurde (een volgende herinnering verlengt die termijn niet), of gebruikt u de opzeglink in de mail, dan halen we u van de ledenlijst en wissen we uw naam, adres en e-mailadres 30 dagen later. Heeft u nooit een herinnering gekregen en ook nooit betaald, dan halen we u een jaar nadat u zich aanmeldde van de ledenlijst, met dezelfde 30 dagen daarna. Heeft u zich vergist, dan kunt u het bestuur in die 30 dagen mailen. Mailt u liever, dan zegt het bestuur uw lidmaatschap ook op.

Iets doorgeven

Hier geeft u een activiteit, een “wist je dat”, een nieuwsbericht, uw bedrijf, een idee, iets kapots of een vraag door. Het prikbord heeft hieronder een eigen onderdeel.

• Wat we vragen: per onderdeel een paar velden (wat, wanneer, waar, of een tekst met een foto) en altijd uw e-mailadres. Bij een idee, iets kapots of een vraag vragen we ook uw naam, zodat het bestuur kan reageren. Bij de andere onderdelen is uw naam of een toelichting alleen voor het bestuur, en niet verplicht.
• Wat op de site komt: alleen wat bij het formulier niet “komt niet op de site” heet. Uw e-mailadres, uw naam, een toelichting en een KvK-nummer staan nooit op de site. Staat er een telefoonnummer, een mailadres of een link in uw tekst, dan kijkt het bestuur eerst; het kan het laten staan of aanpassen. Een agenda-item of “wist je dat” toont nooit een telefoonnummer of mailadres. Een bedrijf mag zijn eigen adres en telefoonnummer wel tonen.
• Een naam onder uw bericht: bij een nieuwsbericht kunt u zelf een naam invullen onder “Door”. Die naam komt dan op de site bij uw bericht. U hoeft hem niet in te vullen. Wilt u hem later aanpassen of weghalen, dan kan dat via de link in uw bevestigingsmail.
• Eerst bevestigen: u krijgt een mail met een link. Pas als u daarop tikt, telt uw inzending. Doet u dat niet binnen 24 uur, dan verwijderen we alles, de foto erbij.
• Wie beslist: het bestuur kiest per onderdeel of iets meteen online komt, eerst bekeken wordt, alleen bij bekende plaatsers meteen online komt, of alleen bij het bestuur terechtkomt. Elke inzending gaat eerst langs een automatische controle: een lijst met woorden die we tegenhouden, vaste patronen (een link, een rekeningnummer, een telefoonnummer, alles in hoofdletters, op het prikbord een prijs) en, als dat is ingesteld, Claude Haiku van Anthropic. Haiku krijgt alleen de tekstvelden die op de site zouden komen, ook een naam die u zelf onder uw bericht zet of de naam en het adres van uw bedrijf, maar nooit uw e-mailadres, uw naam als die alleen voor het bestuur is, een toelichting of een foto. De controle kan een bijdrage alleen laten wachten, nooit sneller online zetten. Op dagen dat er iets wacht, krijgt het bestuur ’s ochtends één mail met een knop naar het werkbord; in de mail staan alleen de soort en de titel. Op zaterdag kan het bestuur een weekoverzicht krijgen.
• Een idee, iets kapots of een vraag: dit komt alleen in het werkbord van het bestuur, met uw naam en mailadres, zodat het bestuur u kan antwoorden. Het bestuur handelt het af; wat 30 dagen blijft liggen, wissen we.
• Hoe lang het op de site staat: een activiteit tot en met de dag zelf, een “wist je dat” tot de datum die u koos, nieuws 14 dagen (korter als het bericht zelf een datum noemt; daarna gaat het naar het nieuwsarchief, dat blijft staan, ook de naam onder “Door” als u die zelf invulde: die is openbaar door uw eigen keuze, en een nieuwsbericht dat het bestuur plaatst zegt “Dorpsbelangen”). Uw e-mailadres wissen we zodra het verloopt, en bij nieuws gaat ook de codewaarde van uw e-mailadres (zie Plaatsers) weg zodra het naar het archief gaat. Een bedrijf heeft geen einddatum: elk jaar vragen we per mail of de vermelding nog klopt. Hoort u 30 dagen niets terug, dan halen we hem weg.
• Hoe lang we het bewaren: wat weggehaald, afgewezen of verborgen is, verwijderen we na 30 dagen helemaal. Haalt u zelf iets weg, dan wissen we uw e-mailadres meteen. Als het bestuur iets weghaalt of afwijst, wissen we uw e-mailadres een dag later: zolang kan het bestuur dat nog terugzetten. Wat 30 dagen op een besluit van het bestuur wacht zonder dat er een besluit komt, gaat vanzelf weg: dan wissen we uw e-mailadres meteen en verwijderen we de rest 30 dagen later.
• Plaatsers: van iedereen die iets doorgeeft, gebruiken we een codewaarde van het e-mailadres (met een geheime sleutel van de site gemaakt, uw adres is er niet uit terug te lezen). Daarmee herkent de site u de volgende keer, en kan het bestuur u als bekende plaatser instellen. Staat u niet op die lijst, dan verdwijnt de codewaarde met uw bijdrage, uiterlijk 30 dagen nadat die weg is.
• Vertrouwde plaatsers: het bestuur kan een persoon per onderdeel direct laten plaatsen (“Mensen die direct mogen plaatsen”). Daarvoor bewaart het bestuur de codewaarde van het e-mailadres en een ingekorte weergave zoals a•••@gmail.com, met de naam of omschrijving die het bestuur erbij zet. Het bestuur kan dat altijd intrekken. Heeft iemand een jaar lang niets direct geplaatst, dan wissen we de codewaarde en de ingekorte weergave vanzelf. Zegt het bestuur “nee” op de vraag of iemand direct mag plaatsen, dan bewaren we ook die codewaarde hooguit een jaar.
• Logboek: we schrijven elke ingreep op: wanneer, wie, wat en welk item. Bij een ingreep van het bestuur staat de naam van het bestuurslid erbij; bij een ingreep van een inwoner alleen de vaste code “inwoner”, en bij een automatische ingreep “systeem”. In de omschrijving van de ingreep kan een naam staan die het bestuur zelf invulde, bijvoorbeeld van een vertrouwde plaatser of een nieuw lid, maar nooit een volledig e-mailadres. Bij “oud” en “nieuw” staan standen en statussen, en bij een aanpassing door het bestuur de openbare tekst van het bericht zoals die op de site komt. Het logboek helpt om te laten zien wat er gebeurd is en om iets ongedaan te maken; regels ouder dan een jaar wissen we.

Foto's

• Wie mag foto's sturen: iedereen kan via “Iets doorgeven” een foto insturen (JPEG, PNG of WebP). Dorpsfotografen die het bestuur vertrouwt, staan direct online; de rest wacht eerst op het bestuur.
• Wat we bewaren: de foto, het bijschrift en de naam van de fotograaf. Plaatsgegevens (GPS) en andere verborgen gegevens in de foto halen we eraf. Een foto kan ook via “Iets doorgeven” binnenkomen; die staat eerst in het overzicht van het bestuur, tenzij u een bekende dorpsfotograaf bent.
• Foto's per mail: u kunt een foto (JPEG) ook per mail sturen aan het fotoadres van het dorp. Dan bewaren we uw mailadres en de naam uit uw mail, net als bij “Iets doorgeven”, en onthouden we de codewaarde van uw mailadres. Alleen als uw mailprovider de mail zelf ondertekent (zo kunnen we zien dat hij echt van dat adres komt) en het bestuur u als dorpsfotograaf heeft toegevoegd, staat de foto direct online; in alle andere gevallen wacht hij op het bestuur. Alleen als we u zeker kennen, krijgt u een bevestiging terug, met een link om de foto weer weg te halen.
• Hoe lang: tot de foto wordt verwijderd. Staat u herkenbaar op een foto en wilt u die weg? Mail ons, dan halen we hem van de site.

De afvalherinnering op uw telefoon

• Wat we bewaren: waarover u een melding wilt (zoals afval, of “wist je dat”), de straat waarvoor u de afvalherinnering aanzet (alleen als u afval kiest), en het adres en de sleutels die uw browser ons geeft om een melding te bezorgen. Geen naam, geen telefoonnummer, geen e-mailadres.
• Waarom: om u de meldingen te sturen die u zelf aanvinkt, zoals de avond voor de ophaaldag. Er staat niets vooraf aan. Tussen 21.00 en 8.00 uur sturen we geen meldingen, behalve de afvalherinnering om 18.00 uur en een weerwaarschuwing met code rood: die wacht niet tot de ochtend. Een melding die alle toestellen bereikte, wissen we na 30 dagen uit onze wachtrij.
• Wie bezorgt het: de meldingsdienst van uw browser (Google, Apple, Mozilla of Microsoft). Die ziet alleen dat er een versleuteld bericht voor uw toestel is, niet wat erin staat.
• Hoe lang: tot u de herinnering uitzet, of tot uw browser laat weten dat het adres niet meer bestaat. Dan verwijderen we het meteen.

Prikbord

• Wat we bewaren als u een bericht plaatst: de rubriek, de titel, de tekst, eventueel één foto en uw e-mailadres. Plaatsgegevens (GPS) en andere verborgen gegevens in de foto halen we eraf. Uw e-mailadres staat nergens op de site: we gebruiken het alleen om u de bevestigingsmail te sturen, om reacties door te sturen en om u een mail te sturen als het bericht bijna verloopt. Ook onthouden we de codewaarde van uw e-mailadres, zoals bij Iets doorgeven hierboven staat.
• Een naam onder uw bericht: u kunt zelf een naam onder uw bericht zetten, bijvoorbeeld uw voornaam of de naam van uw gezin of buurtgroep. Die naam komt op de site bij uw bericht. U hoeft hem niet in te vullen. Wilt u hem later aanpassen of weghalen, dan kan dat via de link in uw bevestigingsmail.
• Wat er gebeurt als iemand reageert: de naam, het e-mailadres en het bericht van de reageerder gaan per e-mail naar de plaatser. De site bewaart ze niet. Het e-mailadres van een reageerder wordt dus nergens opgeslagen.
• Wat er gebeurt als iemand een bericht meldt: we bewaren één codewaarde per melding, waaruit niet is terug te halen wie het was. Zo tellen we dat dezelfde bezoeker maar één keer meldt. Melden drie verschillende bezoekers hetzelfde bericht, dan verbergt het zichzelf en staat het in de dagmail van het bestuur, dat het kan terugzetten.
• Hoe lang: een bericht dat niet met de mail is bevestigd, verwijderen we na 24 uur. Een bevestigd bericht staat 14 dagen online, en met de knop in de herinneringsmail kunt u het verlengen. Zodra een bericht verloopt of u het weghaalt, wissen we uw e-mailadres. Het bericht zelf, met de foto, verwijderen we dan na 30 dagen. Hetzelfde geldt voor een bericht dat is verborgen.

Peiling

Het bestuur kan het dorp een korte vraag voorleggen, met een paar antwoorden. U stemt op twee manieren.

• Met uw e-mailadres: u krijgt een mail met een knop. Pas als u daarop tikt, telt uw stem. Per e-mailadres telt één stem. We bewaren niet uw e-mailadres, maar een codewaarde ervan (per peiling anders), zodat we kunnen zien dat dit adres al gestemd heeft. Tikt u niet binnen 24 uur, dan verwijderen we de stem een dag later.
• Zonder e-mailadres: uw stem telt meteen, één keer per toestel. Daarvoor zet uw browser een cookie. Dat cookie bevat een willekeurig nummer en een handtekening, niets over u. Het dient alleen om dubbel stemmen te voorkomen en om u na het stemmen de uitslag te laten zien. Het is een functioneel cookie, voor een dienst die u zelf vraagt. Het geldt tot het einde van de peiling (de laatste stemdag) en nooit langer dan 90 dagen; daarna verwijdert uw browser het. Het geldt alleen onder het adres van de peiling, niet op de rest van de site.
• Wat er op de site staat: de uitslag (aantallen), nooit wie wat stemde.
• Hoe lang: de uitslag blijft staan zolang de peiling op de site staat. De codewaarde van elke stem wordt zodra de peiling sluit (en uiterlijk na een jaar) vervangen door een willekeurige waarde: de uitslag blijft kloppen, maar de stem is dan niet meer aan een e-mailadres te koppelen.

Beveiliging tegen misbruik

Bij het contactformulier, Iets doorgeven, het prikbord en de peiling controleert Cloudflare met een onzichtbare test dat u geen computerprogramma bent. Daarvoor kijkt Cloudflare naar technische gegevens van uw browser. Ook tellen we hoeveel berichten per uur van dezelfde verbinding komen. Daarvoor bewaren we een codewaarde waaruit uw IP-adres niet terug te halen is. De code verandert elke dag.

Gegevens uit openbare bronnen

De site toont ook informatie die we uit openbare bronnen halen. We verzamelen die elke nacht. U hoeft er niets voor te doen.

• Ondernemers: naam, adres en soort bedrijf uit de lijst van de Ondernemersvereniging Koekange (OVK).
• AED's: de locaties uit het landelijke register van HartslagNu.
• Kerkdiensten: tijden en voorgangers van de Hervormde Gemeente.
• Bekendmakingen van de gemeente: alleen de straat, nooit een huisnummer.
• De Koegang, De Schakel en de verenigingen: agenda en nieuwsberichten.

Staat er iets over u of uw bedrijf bij dat u niet wilt? Mail ons en we halen het weg of passen het aan.

De paginateller

Naast Cloudflare telt de site zelf per dag hoe vaak elke pagina is bekeken, voor het jaaroverzicht van het bestuur. Dat is een kaal aantal per pagina en per dag: zonder cookie, zonder IP-adres en zonder gegevens van uw apparaat. Het zegt niets over u. We bewaren die aantallen zolang de site bestaat.

Het werkbord van het bestuur

Bestuursleden werken in het werkbord (een eigen adres, niet deze site). Wat we daarvan bewaren:

• Het bestuurslid: naam en e-mailadres, zodat het bestuurslid kan inloggen en de mails van het werkbord krijgt. Dat blijft staan zolang iemand bestuurslid is; HensIT haalt het weg als het bestuurslid stopt.
• Inloggen: een inloglink per mail, drie dagen geldig en één keer te gebruiken. We bewaren van de link alleen een codewaarde, en wissen die 30 dagen nadat hij verlopen is. Die opruiming draait elke dag, ook als er niemand inlogt. Zo ook voor het aanvragen van een nieuwe link: dat kan hooguit 7 dagen nadat de oude verliep.
• Ingelogd blijven: een inlogcookie op het adres van het werkbord (niet op deze site), 30 dagen geldig. In onze administratie staat alleen een codewaarde van de sessie, die we elke dag wissen zodra de sessie verlopen is.
• Passkeys: wie met vingerafdruk of gezicht inlogt, laat bij ons een openbare sleutel en een naam van het toestel achter (bijvoorbeeld “Telefoon”). Het bestuurslid kan die zelf verwijderen; HensIT wist ze als een bestuurslid stopt.
• Wie wat deed: het logboek (zie Iets doorgeven).

Wat er op uw eigen apparaat blijft

De site onthoudt in de opslag van uw browser: uw keuze voor licht of donker, de straat die u bij de afvalkalender invult, en of de afvalherinnering aanstaat. Dit blijft op uw apparaat. Het gaat niet naar ons toe. U kunt het wissen via de instellingen van uw browser.

Wie helpt ons

• Cloudflare: houdt de site online, bewaart wat u doorgeeft en de foto's, doet de veiligheidstest en telt de paginabezoeken.
• Resend: verstuurt de e-mails van de site, zoals de bevestigingsmail en de dagmail voor het bestuur.
• Anthropic (Claude Haiku): doet, als dat is ingesteld, een deel van de automatische controle van wat u doorgeeft. Anthropic krijgt alleen de tekstvelden die op de site zouden komen (ook een naam die u zelf toont, zie Iets doorgeven), nooit uw e-mailadres.
• De mailbox van het bestuur: ontvangt de berichten. Dit is een gewone mailbox bij Google.

Cloudflare bewaart daarnaast een herstelkopie van de database, tot 30 dagen. Wat wij verwijderen, staat dus nog maximaal 30 dagen in die kopie.

Uw rechten

U mag vragen wat we van u hebben, dat laten aanpassen, of laten verwijderen. U mag ook bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens. Mail hiervoor naar belangenvereniging.koekange@gmail.com. We reageren binnen een maand.

Komt u er met ons niet uit? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.